"ОСНОВЫ ERP"

Adrian Mello, 7 Февраля, 2002

1. Введение в понятие ERP

Когда большинство людей представляют себе информационные системы большого предприятия, перед ними, вероятно, возникает образ хорошо кондиционируемых комнат, набитых деловито жужжащими компьютерами. И хотя это похоже на действительность, истинным сердцем IT большого предприятия является не компьютеры, а программное обеспечение - ERP-система (enterprise resource planning - планирование ресурсов предприятия). Добавим, что, не следует произносить "ERP" как одно слово, это прозвучит неприятно - как отрыжка, проговаривайте каждую букву отдельно с промежутком: E-R-P (и-ар-пи).

Впрочем, независимо от того, как Вы будете произносить "ERP", это не прольет света на то, что же ERP на самом деле делает. Поэтому опишем вкратце ее основную задачу. ERP объединяет информацию, используемую многочисленными функциональными подразделениями организации, в унифицированную компьютерную систему. Это означает, что для управления информацией вместо изолированных баз данных каждого отдельно взятого отдела (как например, базы по персоналу, клиентам, заказам, оборудованию, финансам, складам и т.д., и т.п.), предполагается использовать одну и ту же базу данных. А это позволит руководству компании и работникам в разных отделах всегда иметь одинаковую и актуальную информацию.

Унифицированная природа ERP-системы может привести к значимым преимуществам, включая уменьшение вероятности ошибок, большую скорость и эффективность и более полный доступ к информации. С лучшим доступом к информации, работники и их руководители смогут, во-первых, приобрести лучшее понимание того, что происходит на предприятии, а во-вторых, принимать лучшие, с точки зрения развития бизнеса, решения. Например, ERP-система может позволить работникам отдела заказов быстро корректировать свою работу, когда они видят увеличение или уменьшение в заказах клиентов. Результат? Это либо даст гарантию исполнения всех заказов в случае их роста, либо приведет к экономии на эксплуатации производственных мощностей, складов и т.д. в случае отсутствия заказов.

2. Выгоды от использования и основные приложения

До появления ERP-систем, компании хранили свою важную информацию в пределах многочисленных отделов. При этом, разные подразделения часто использовали и разные системы и технику, чтобы управлять этой информацией. Кроме того, информация могла быть продублирована много раз в пределах организации, совсем необязательно являлась идентичной и с наличием последних изменений. Некоторая информация вообще могла находиться только на бумаге, затрудняя доступ к ней внутри всей организации. Так, если клиент звонил, чтобы узнать о продвижении важного заказа, вместо быстрого ответа на вопрос за счет сверки с коллективной базой данных, менеджеру приходилось делать многочисленные звонки внутри организации: в производственные подразделения, отдел отгрузки и т.п.

ERP-системы были созданы для того, чтобы обслуживать информационные потребности производственных предприятий. Со временем они стали применяться и в других сферах, включая здравоохранение, финансовые услуги, авиакосмическую промышленность, сектор потребительских товаров и т.д. В связи с этим, ERP-системы, которые сначала работали только на мощных ЭВМ класса мейнфреймов, а затем были переведены на клиент-серверные системы, теперь стремительно мигрируют в Web и включают множество приложений. Компания IDC определяет ERP-системы, как продукты для автоматизации бизнес-процессов компании, использующие единый пользовательский интерфейс, интегрированную базу данных и интегрированные приложения. IDC называет около 100 поставщиков, предлагающих продукты, соответствующие данному определению. По оценке Dennis Byron, вице-президента IDC по исследованию ERP и промышленных приложений, всего в мире таких поставщиков может быть около тысячи.

Когда большинство людей говорит о базовых ERP приложениях (модулях), они имеют ввиду подсистемы управления бухучетом и финансами, снабжением и сбытом, производством, человеческими ресурсами и рядом других функций. Тем не менее, набор основных ERP-блоков таких вендеров, как Oracle, PeopleSoft, SAP и др., теперь значительно шире и включает модули sales force automation, business intelligence, customer relationship management (CRM - управление взаимоотношениями с клиентами), и supply chain management (SCM - управление цепочками поставок).

3. Скрытые затраты при использовании ERP

На практике, развертывание и поддержка ERP-системы - трудоемкий процесс. Пакеты ERP сложные по своей сути и IT-отделы должны приложить усилия, чтобы приспособить программное обеспечение к специфическим требованиям компании и существующим бизнес-процессам. Установка ERP-системы является обычно огромным проектом, измеряющимся не месяцами а годами. Даже после начального развертывания, ERP-система должна непрерывно адаптироваться к изменениям в бизнесе, законодательстве, программных разработках и модернизациях.

Из-за своей сложности, проекты по внедрению ERP обычно дорогие. Прежде, чем начать проект внедрения ERP, важно оценить итоговую суммарную стоимость проекта, или как ее еще называют - TCO (total cost of ownership), которая простирается значительно за дальше стоимости программного обеспечения ERP. Обследовав 63 компании, Meta Group обнаружила, что средняя сумма TCO для ERP оказалась 15 миллионов долларов, когда в стоимости проекта учтены программное обеспечение, зарплата персонала, консалтинг и аппаратные средства.

Если Вы хотите избежать незапланированных издержек, важно заранее знать скрытые затраты на внедрение ERP-систем и основные проблемы, связанные с осуществлением проекта. Вот некоторые ключевые моменты, где эти проблемы могут возникнуть:

А) Планирование и управление проектом

Требуется время и усилия, чтобы правильно подготовиться к внедрению ERP-системы. IT-персоналу компании и соответствующим руководителям необходимо дать время, чтобы спланировать и оценить область охвата проекта, затраты и график работ. Для планирования важно назначить тех сотрудников, которые имеют хорошее понимание не только компьютерных технологий, но и бизнес-процессов и нужд компании. Также убедитесь, что тот, кто руководит планированием, видит проект полностью - от начала до периода после завершения, чтобы предупредить возможные перегибы в его работе.

Б) Интеграция

Компании почти всегда недооценивают время и средства, необходимые для интеграции программного обеспечения предприятия. ERP-системы существуют не сами по себе, они должны быть связаны с первичным программным обеспечением бизнес-процессов, которое обрабатывает данные, предшествующие ERP-системе. Кроме того, дополнительно к ПО от поставщика ERP, предприятие может захотеть использовать приложения, предоставляемые другими поставщиками. Например, компания может захотеть соединить свою ERP-систему от SAP с CRM-приложением Siebel и дополнительным ПО для управления международной торговлей от Vastera. Слияния компаний также создают проблемы интеграции, поскольку объединенные компании могут использовать другие пакеты ERP и другие приложения, с которыми они уже проинтегрированы. Dick Kuiper, вице-президент Meta Group, сообщает, что большие корпорации часто обслуживают пять или более ERP-систем, а некоторые - более 20.

В) Испорченные данные

Многие проблемы и скрытые издержки «вызревают» при начале обработки ERP-системой данных реального мира. Когда предприятие преобразовывает своих старые системы в ERP, ей необходимо конвертировать огромное число данных для использования в новой системе. Преобразовать значительную часть старых данных трудно, если не невозможно. Это означает, что много средств и времени будет затрачено на введение данных в систему или сложные конверсионные процессы. Даже после того, как система полностью развернута, Вы не сможете сразу пользоваться данными, так как они устареют. Например, каждый месяц некоторые клиенты компании, служащие и бизнес-партнеры меняют свой адрес или другие данные. Таким образом, когда данные из многочисленных систем наконец объединятся, еще больше работы может потребоваться, чтобы выверить, очистить и преобразовывать их. По оценке Beth Eisenfeld, аналитика Gartner Group, каждый месяц устаревает 2 процента данных о клиентах компании. Она рекомендует предпринимать постоянные усилия по наведению порядка в имеющихся данных.

Г) Тестирование

Поскольку ERP-система является жизненно важной для компании, она должна быть тщательно протестирована перед запуском. Не тестируйте систему с выдуманными данными! Используйте фактические данные из разных сценариев реальной деятельности. Например, производственное предприятие должно взять старые заказы от клиентов и провести полный процесс создания продукта, с отгрузкой и выставлением счета. По идее, выполнить эти тесты должны работники, которые повседневно обслуживают эти специфические бизнес-процессы. Конечно, все это - деньги, но инвестиции в тестирование значительно уменьшат другие издержки, возникающие из-за простоев и ошибок в реальной деятельности, которые происходят, когда системы не были правильно протестированы.

Д) Документация

ERP-системы требуют много времени на внедрение и работают в компании в течение многих лет. Это означает, что они обычно «переживают» работников отделов IТ и руководителей проекта внедрения и адаптации системы. Создание технической документации критически важно для того, чтобы дать возможность будущим работникам понять смысл приложений и бизнес-процессов, которые охвачены системой. Документация также нужна, чтобы помогать будущим рабочим иметь дело с коррекциями, расширениями, модификациями и другими процессами, которые неизбежны, когда компания развивается. Кроме того, документация может сократить время занятости консультантов (и, соответственно, издержки компании), помогая им быстрее ориентироваться в работе системы.

4. Больше издержек: Подготовка и консалтинг

Е) Обучение персонала

Одна из самых больших ошибок, которую может сделать компания – это забыть, что персонал должен приспособиться в новой ERP-системе. Работников необходимо обучить тому, как обслуживать систему и как использовать ее для выполнения типовых заданий, таких как, например, просмотр и ввод данных. Кроме того, новая ERP-система почти всегда вызывает изменения в самих бизнес-процессах компании. Это, в свою очередь, потребует дополнительного обучения и реорганизации персонала. Работники часто возмущаются и сопротивляются изменениям, когда они означают необходимость отойти от установившихся привычек и принять новые нормы контроля и ответственности. Несмотря на все деньги, которые компания потратит, внедрение ERP может не иметь успеха или не дать должной эффективности, если компания отказывается приемлемо обучить персонал и эффективно управлять изменениями в своей деятельности.

Ж) Оплата консалтинга

Поскольку большинство персонала отдела IТ будет занято основными этапами проекта внедрения ERP, часть упомянутых выше пунктов потребуют привлечения консультантов. Без соответствующего управления, не успеете Вы оглянуться, а гонорары консультантов уже могут съесть весь ваш бюджет. Важно убедиться, что внутренний персонал способен управлять консультантами. В контрактах консультантов должны быть тщательно определены требования к квалификации нанимаемых специалистов, а также сроки и результаты подготовки внутреннего персонала, для чего контракт должен сопровождаться детальной и ясной спецификацией. Соответствующее планирование и управление (как уже упомянуто раньше) важно для того, чтобы осуществлять контроль за консультантами и требовать выполнения взятых ими обязательств.

5. Что же в итоге?

Проекты ERP сложные и дорогие, но если они осуществлены правильно – это стоит того! Meta Group подсчитала, что будучи один раз внедренной, новая ERP-система ежегодно дает эффект, равный в среднем 1.6 миллиона долларов.

Но каждая ERP-система должна непрерывно поддерживаться и модернизироваться, чтобы воспользоваться новыми перспективными приложениями и технологиями. Программное обеспечение ERP постоянно развивается. Одним из основных направлений новых разработок является Internet, через который компании предоставляют данные своим клиентам.

Когда Вы осознаете, сколько всего связано с ERP-системой, Вы поймете, что суть информационной среды компании - программное обеспечение и процессы, которые были описаны, а не аппаратные средства, жужжащие в помещениях Вашего IТ-отдела.

Оригинал статьи читайте ЗДЕСЬ